Werken aan effectieve teamsamenwerking

 
 

De afgelopen vier maanden begeleidde ik met Karin Derksen een organisatie voor ouderenzorg (Marente) die graag aan de slag wilde met de volgende vraag: “Hoe ontwikkelen wij het persoonlijk eigenaarschap van medewerkers in de context van samenwerken in een team. Vanuit eigenaarschap willen we meer zelforganisatie in de teams ontwikkelen”.
Super interessant omdat Karin gepromoveerd is op wat teams nu effectief maakt. Ik ben gefocused op werken in de driehoek van verantwoordelijkheidsrelaties en dat maakte ons tot een goede combinatie.
 
Een vraagstuk dat om een gedegen ontwerp vroeg vanuit de volgende aandachtspunten:
  • We wilden aansluiten bij en benutten van de leercultuur binnen Marente en die ook verder laten groeien: van alles moeten weten naar samen zoeken naar passende aanpakken, leren pakken van rollen die je leuk vindt om te vervullen en die voelen als “dit is mijn werk” in plaats van “weer iets erbij moeten doen”;
  • Marente wil gaan werken vanuit de bedoeling en gezamenlijke doelen en het werk ook zo organiseren;
  • Alle leidinggevenden, vakgroepen en ondersteunende diensten zullen dezelfde taal moeten leren spreken om elkaar in gedrag te kunnen versterken en medewerkers te faciliteren;
  • Werken vanuit de driehoek vraagt ook om te leren ontwerpen en evalueren vanuit de driehoek;
  • De echte impact ontstaat in het werk door te doen, te experimenteren, te leren en fouten mogen maken, de dialoog met elkaar te voeren en te reflecteren. Dat vraagt een snelle eerste slag om kennis toe te voegen rond effectief samenwerken, te oefenen onder begeleiding met opzetten van driehoeken en opzetten van eigen experimenten.
 
Wat hebben we gedaan?
We zijn gestart met een ontwerpgesprek met de voorzitter van de Raad van Bestuur, een vertegenwoordiger vanuit het MT en de adviseur leren en ontwikkelen. Met hen hebben we de gewenste impact neergezet: “wat zien we medewerkers zorg en welzijn, leidinggevenden en ondersteunende diensten doen als zij werken vanuit de bedoeling en eigenaarschap nemen over hun eigen werk?” En we bespraken een eerste ontwerp. We kwamen erop uit dat we voor het MT, de teamleiders zorg, de teamleiders welzijn & gastvrijheid, de voorzitters van de vakgroepen, de ondersteunende diensten een serie workshops zouden organiseren. Tussen de workshops door stimuleerden we iedereen om eigen experimenten op te zetten en uit te voeren. Experimenten die te maken hadden met vraagstukken uit het werk zoals: werken aan effectieve samenwerking in hun eigen teams/vakgroepen, samen met teams op basis van hun doelstelling taken en rollen verdelen en zoveel mogelijk vraagstukken op te bouwen vanuit de verantwoordelijke driehoeksrelaties. Deze bijeenkomsten ontwierpen we steeds samen met een vertegenwoordiging van de deelnemersgroep.
 
 
Vraagstukken
Tijdens de workshops kwamen belangrijke en soms ook spannende vraagstukken aan de orde die nog lang niet allemaal opgelost zijn. Mooi is dat de vraagstukken steeds wel opgepakt werden door een paar deelnemers die wilden experimenteren met aanpakken en hun ervaringen in werkoverleggen beloofden te delen. Een paar voorbeelden:
  • Een effectief team bestaat uit maximaal 10 medewerkers. In de zorgteams wordt gewerkt met soms wel 25 medewerkers. Wat kunnen oplossingen zijn op de teams te verkleinen?
  • Hoe organiseer je teams vanuit effectiviteit en werken vanuit de bedoeling in plaats vanuit ‘span of control’?
  • Hoe formuleer je vraagstukken op basis van de bedoeling en gewenste impact en blijf je weg uit al bedachte oplossingen en opdrachten?
  • Hoe verleid je medewerkers om, op basis van hun vakmanschap, mee te werken aan het oplossen van vraagstukken in plaats van hen aan te wijzen (en te weten dat het dan vaak geen prioriteit heeft)?
  • Hoe geef je teamgericht leiding en ondersteun je teams in het groter maken van hun eigen ontwikkelruimte?
  • Hoe maak je het samenwerken en evalueren daarvan, op basis van de doelstelling van je team, tot vast onderdeel van het werk en werkoverleggen?
  • Hoe ondersteun je teams in het gezamenlijk oplossen van samenwerkingsproblemen zonder daar meteen een traject feedback geven of een teamcoach in te roepen?
  • Hoe ga je om met het aspect tijd en de beleving dat dit traject “weer iets erbij is”? Het is altijd druk, hoe stel je prioriteiten en hoe kan het organiseren in driehoeken daarbij behulpzaam zijn?

De deelnemers zijn allemaal vertrokken met duidelijke eigen aanpakken / experimenten om mee aan de slag te gaan: hoe verdelen we het eigenaarschap voor de inhoud in de vakgroepen? Hoe begeleiden we teams om te komen tot gedeelde doelen en bijbehorende rolverdeling? Hoe organiseren we organisatiebrede vraagstukken in driehoeken en verleiden we medewerkers om mee te denken? Hoe formeren we kleinere teams zodat er beter samengewerkt kan worden?
Over twee maanden evalueren we de eerste zichtbare impact met de opdrachtgever en vertegenwoordigers vanuit alle deelnemende echelons. Dan hopen we terug te horen wat werkende aanpakken zijn (geweest). In de tussentijd hopen we ook verhalen op te halen over hoe iedereen bezig is en wat hen helpt in het werk. Die willen we bundelen in een mooi boekje met daarin ook de handvatten die we in de workshops hebben aangereikt. Zo maken we het organisatieverhaal zichtbaar.
 
Mijn reflectie:
Het werken aan effectieve teams door hun ontwikkelruimte te vergroten was relatief nieuwe materie voor mij. Door samen te werken met Karin heb ik veel geleerd en heb ik echt nieuwe inzichten opgedaan als het gaat om het ondersteunen van teamgericht werken. Ook de vraagstukken die hierboven beschreven staan houden mij nog bezig; wil je leren op/in het werk ondersteunen dan zal je hier aanpakken voor moeten ontwerpen die per team kunnen verschillen. Ik ben benieuwd hoe anderen met deze vraagstukken omgaan, leuk als je reageert!
Trefwoorden: 

Reactie toevoegen

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.