Over doelen en middelen

Dit weblog schreef ik voor het FCBproject Samen Werken Samen Leren

Vanaf augustus 2014 zijn de pedagogisch medewerkers van Kinderopvang Woudrichem aan de slag met het maken van een krant. Zie ook blog 1 over dit traject. De krant geeft weer wat de kracht en kwaliteit van Kinderopvang Woudrichem is en hoe zij met huidige en toekomstige partners in een multifunctioneel centrum wil samenwerken aan een steeds vernieuwend aanbod aan kinderen en ouders/verzorgers.

Wat hebben zij intussen ondernomen?

  • Zij hebben een avond gezamenlijk gewerkt aan interviewvragen. Wat willen we kwijt over onze organisatie, over onze manier van (samen)werken en hoe verleiden we onze gesprekspartners om met ons na te denken over samenwerking? Deze avond werd gefaciliteerd door de HRDadviseur.
  • De pedagogisch medewerkers hebben in tweetallen interviews afgenomen bij huidige en toekomstige samenwerkingspartners als de bibliotheek, een fysiotherapiepraktijk, stichting vluchtelingenwerk, dramadocenten en de muziekschool.
  • Er zijn verslagen gemaakt van de interviews.

En toen bleef het lang stil. Er bleek van alles aan de hand te zijn dat frustrerend werkte bij het afmaken van de eigen krant. Terwijl alle medewerkers en management zo enthousiast en betrokken waren. Dat gebeurt vaker in organisaties. Interessant wordt het dan om samen terug te blikken, te leren en vooruit te kijken.

Het werd dus tijd om pedagogisch medewerkers en management bijeen te roepen voor een gezamenlijke reflectie. Als ondersteuner ben ik begonnen om de oorspronkelijke doelen op een flap te zetten met de vraag: zijn dit nog steeds doelen die belangrijk voor jullie zijn om aan te werken? Door iedereen, PM'ers en management werden deze volmondig onderschreven. En bijna als vanzelf volgden de reflecties elkaar op waardoor het zo stil bleef.

De wereld bleek snel te veranderen:

  • Besluitvorming over het multifunctionele centrum is nog niet rond en toekomstige partners wachten deze eerst af. Het maken van afspraken werd veel gedoe.
  • Het houden van de interviews was leuk maar ook spannend. Een belangrijke blokkade bleek de angst van PM'ers om de visie van de eigen organisatie niet goed genoeg neer te zetten.
  • Het doel van de interviews zakte weg bij de PM'ers. Er zat te lange tijd tussen de aftrap en de afspraken die zij konden maken.
  • PM'ers waren bang dat alle werk voor niks was door de trage besluitvorming over het multifunctionele centrum.

Daarnaast konden we met elkaar leerpunten formuleren:

  • Nog beter met elkaar oefenen in het houden van interviews en het oefenen in vertellen over je werk en je visie op werken met kinderen.
  • Elkaar meer op de hoogte houden van waar iedereen mee bezig is. Nu had niemand overzicht.
  • Nog beter met elkaar scherp krijgen wat de doelen en gewenste resultaten zijn waar we aan werken; de krant is slechts een middel en geen doel op zich.
  • Schrijven is een vak apart dus meer inschakelen van de communicatiespecialist in de organisatie.
  • Gaan voor eigen kracht en niet afhankelijk zijn van externe partijen.

Al pratende kwamen we tot de conclusie dat er de afgelopen tijd veel geleerd is zonder dat de PM-ers zich daarvan bewust waren: praten over je werk met mensen uit andere organisaties, het leggen van lijnen met organisaties waar je leuke dingen mee zou kunnen doen, leren dat je eigen lat hoger is dan die van de organisatie.

Maar hoe nu verder? Verrassend snel kwam alle energie weer terug bij iedereen. Natuurlijk, de doelen zijn nog steeds belangrijk en de krant ook! Maar dan met een iets andere insteek: dit zijn wij als Kinderopvang Woudrichem en wij werken graag samen!

En hoe gaan we het nu aanpakken, gebruik maken van alle leerpunten?

  • Alle collega's worden in de teams geïnformeerd over de 'doorstart' en de iets andere insteek. En de vraag om weer mee te doen.
  • Op een centrale plek in de hal komen 3 flaps te hangen: 1 met de al eerder geformuleerde doelen, 1 lege flap waarop iedereen kan aangeven wat in elk geval qua inhoud niet mag ontbreken, 1 lege flap om aan te geven wat je belangrijk vindt voor de aankleding en omlijsting van de krant.
  • Ook ouders mogen meedenken, graag zelfs, en zij worden gevraagd om ook op de flaps hun ideeën te zetten.
  • Over 2 weken komt het tot redactie omgedoopte team bij elkaar om een inhoudsopgave te maken, per item heel concreet te benoemen wat de precieze inhoud moet zijn en af te spreken wie wat kan doen. Gebruik makend van de talenten in de organisatie.
  • PM'ers die nog een interview gaan houden, oefenen van te voren vragen over doel van het gesprek, de manier van werken binnen Kinderopvang Woudrichem en andere vragen die zij moeilijk vinden.
  • Er komt op een centrale plek een 'scrum' planningsformulier te hangen waarop iedereen kan aangeven wie met wat bezig is en hoe ver zij/hij gevorderd is.
  • Over 9 weken is de inhoud klaar!

Herken je dat, dat een (leer)traject dat start vanuit zoveel ambitie en enthousiasme in een impasse raakt? Ik leerde, naast bovenstaande punten, er zelf ook weer van hoe belangrijk het is om toch regelmatig even als groep bijeen te komen om weer het enthousaisme te voelen: waarom doen we dit ook alweer en waarom vonden we dit zo belangrijk?

Wie herkent de impasse en hoe heb jij die opgelost? Ik ben heel benieuwd!

Reactie toevoegen

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.