Hoe medewerkers het heft in eigen hand namen

Een gastblog van Lidwien Boudens (manager kinderopvang SKV)

Ruim een jaar geleden hadden collega Renate Deisz en ik, managers bij Stichting Kinderopvang Vianen, ons eerste gesprek met Joke van Alten in het kader van het project ‘Samen werken, samen leren’. Onze ambitie was om voor onze BSO locaties een bruisend activiteitenaanbod te ontwikkelen. We hadden een aantal leervragen: hoe zorgen we er voor dat dit aanbod ook bruisend blijft, zonder dat wij als manager steeds politieagent of zeurkous moeten spelen? Hoe creëren we een cultuur waarin medewerkers uit durven blinken in hun talenten zonder dat hun kop er af gemaaid wordt? Hoe laten we medewerkers meer groeps- en locatieoverstijgend met elkaar samenwerken? Hoe leggen we de verantwoordelijkheid daar waar die hoort en doen wij als managers niet minder maar vooral ook niet meer dan wat bij qua verantwoordelijkheid bij ons hoort?

We leerden van Joke om te werken vanuit de samenwerkingsdriehoek (initiator, actor en ondersteuner). Er kwam een trekkers groep: medewerkers (van iedere locatie een) die met elkaar de coördinatie van het activiteitenaanbod op zich namen. Er kwam een structuur met projecten van een aantal weken waar iedere medewerker verplicht een aantal activiteiten voor moest bedenken. Er kwam een project techniek en een project natuur. Het ging niet altijd over rozen. De trekkers moesten soms hard trekken aan hun collega’s om op tijd activiteiten aan te leveren. Wij als managers moesten leren om niet automatisch alle problemen die zich voordeden op te lossen maar deze terug te leggen bij de trekkersgroep of bij een specifieke medewerker. Er kwamen ook mooie, uitdagende, verrassende en leuke activiteiten tot stand en steeds meer samenwerking tussen de verschillende groepen en locaties.

Inmiddels zijn we een jaar en veel leerervaringen verder. Op 25 september hebben we een Oogstfeest georganiseerd om samen met de medewerkers terug te kijken op een jaar Bruisende BSO. ‘Vieren van je succes’ is een van de wijze lessen die we van Joke hebben geleerd. We hebben de trekkersgroep gevraagd om een deel van het programma van het Oogstfeest in te vullen. Tot onze verrassing kregen we van de trekkers vervolgens een mail dat ze niet slechts een deel maar het gehele programma wilden invullen en of wij dus ons eigen deel wilden inkorten tot zo’n 10 minuten. Toen ik die mail las, ging de grijns het eerstvolgende uur niet meer van mijn gezicht. Geweldig dat wij als manager zo aan de kant worden gezet door onze eigen medewerkers omdat ze kennelijk vinden dat ze zoiets goeds in de aanbieding hebben dat ze daar alle tijd en ruimte voor opeisen. Zonder dat wij daar iets voor hebben hoeven doen, zetten zij zichzelf in hun kracht. En op het Oogstfeest stonden ze, voor al hun collega’s, vol overtuiging, hun ideeën voor het komende schooljaar te presenteren. Ik genoot.

In hun presentatie kondigden de trekkers aan dat ze de structuur van het afgelopen jaar, waarbij iedere medewerker voor ieder nieuw project eigen activiteiten moest aanleveren, los wilden gaan laten. Ze hadden gemerkt dat deze manier van werken op nogal wat weerstand van collega’s stuitte. Die collega’s hadden moeite met het geplande karakter van de activiteiten, zij wilden meer spontaan dingen kunnen doen met de kinderen. De trekkers stelden voor om wel een jaarplanning te maken waarin de projecten werden vastgelegd, maar de collega’s niet meer te verplichten om voor ieder project activiteiten voor te bereiden. Ik schrok. De ervaring in de afgelopen jaren had ons juist geleerd dat er zonder structuur maar een vrij beperkt en weinig afwisselend aanbod tot stand kwam. Ik vond het een dilemma: we willen een leerproces in de organisatie neerzetten waarbij de verantwoordelijkheid steeds meer bij de medewerkers komt te liggen. We willen een leerproces waarin medewerkers de ruimte krijgen om dingen uit te proberen en te leren van fouten en van successen. Maar wat moet je als manager doen als de trekkers keuzes maken waar je het niet mee eens bent omdat je bang bent dat het negatieve gevolgen zal hebben? Ga je er in mee dat medewerkers allen ‘spontaan’ dingen willen organiseren of ga je toch van ze eisen dat ze zich houden aan een planning? Ik voorzag dat de trekkersgroep zowel de rol van initiator als van actor op zich ging nemen en zichzelf zou gaan uitputten. Ik heb met collega manager Renate bewust stil gestaan bij de vraag hoe we hier het beste op konden inspelen. We wilden het niet zelf gaan oplossen, niet zelf met een voorstel komen (dat hadden we immers van Joke geleerd….), maar wel onze zorg delen. In het eerstvolgende overleg met de trekkers hebben we de vraag op tafel gelegd: hoe borgen we, met de voorgestelde nieuwe structuur, waarin activiteiten niet meer van tevoren worden gepland, het voortbestaan van een Bruisend BSO aanbod? De trekkers herkenden onze zorg. In het gesprek verwoordde een van de trekkers: “ik denk dat wij toch te veel onze oren hebben laten hangen naar de negatieve collega’s”. Samen hebben we gezocht naar een oplossing voor dit dilemma tussen strakke planning en loslaten: we gaan gedurende het eerste project van dit jaar uitproberen wat er gebeurt als we een nieuwe structuur neerzetten. In de samenwerkingsdriehoek blijft de trekkersgroep de initiator. Voor ieder project wijst de trekkersgroep op iedere locatie een actor aan die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het aanbod. Deze ‘actor’ brengt wekelijks verslag uit over de aangeboden activiteiten zodat de managers en de trekkers inzicht krijgen welke activiteiten er zijn georganiseerd en door wie. Zo sturen we op resultaten en laten we de manier waarop de resultaten bereikt worden los. Inmiddels hebben de trekkers dit zelf ook gecommuniceerd naar hun collega’s.

Het eerste project ‘Samen bewegen is plezier hebben’ is in de herfstvakantie van start gegaan met een geweldige circusdag. Ook voor deze dag hebben wij managers weinig hoeven doen. Alles was tot in de puntjes geregeld door de medewerkers. Wij hoefden alleen maar te genieten.

We zijn er nog niet, maar we leren samen en we werken samen om ons doel van een Bruisend BSO aanbod steeds een stapje dichterbij te brengen. En dat is een mooi proces.

Reactie toevoegen

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.