Hoe leuk vergaderen kan worden

Vandaag heb ik mijn laatste traject vanuit het FCB project Leercultuur afgerond. De organisatie voor kinderopvang had de volgende leervraag: hoe kunnen we al onze vergaderingen en overleggen zo inrichten dat ze efficiënt en lerend zijn? Ter voorbereiding had het MT een document geschreven waarin zij de bestaande 14 overlegvormen beschreven met doel, frequentie, voorzitterschap en de vaste agendapunten. 
Deze inventarisatie had hen al geholpen om als MT te bespreken waar er wellicht overlap zat tussen bepaalde overleggen en hoe dat beter af te stemmen.
 
Toch waren ze nog niet tevreden. Was dit het nu? Samen keken we eens beter naar de vaste agendapunten: lopende zaken / ingekomen stukken / samenwerking / kindbespreking / activiteiten op de locatie etc.  Ik herinnerde mij dat zij in ons eerste gesprek aangaven dat zij zich wilden onderscheiden op het gebied van welbevinden van de kinderen.  Daarin zat al jaren hun kracht.  Dat bracht mij op de vraag: en waarin komt dat dan terug in alle overleggen? Dit bleek een krachtige interventie en leermoment.
In een mum van tijd was er een geweldige lijn door hen aangebracht waarin het belangrijkste agendapunt in het groepsoverleg werd: pedagogisch handelen en welbevinden van de kinderen. Elke 6 weken gaan de pedagogisch medewerkers met hun groepshoofd aan de slag met vragen rond het pedagogisch werken met de kinderen.  Eigen casuistiek staat centraal en ze gaan gebruik maken van een talentenscan.  Elk teamlid kan haar talenten benoemen in dit overleg zodat zij met elkaar leren wie voor wat het beste ingezet kan worden.
Logistieke en organisatorische mededelingen worden voortaan op een A4 gezet.
 
De groepshoofden gaan in hun groepshoofdenoverleg leren hoe zij deze groepsoverleggen faciliteren: hoe ga je verantwoordelijkheid voor het overleg meer delen met elkaar: waarom zou alleen de voorzitter moeten ingrijpen als er teveel wordt uitgeweid, waarom zou een collega die goed kan structureren dat niet doen bijvoorbeeld? En hoe kun je meer leren van elkaar in een groepsoverleg? De groepshoofden gaan dit leren van de manager die hun groepshoofdenoverleg voorzit. Zij zal het gewenste voorbeeldgedrag vertonen en hen laten ervaren hoe je de verantwoordelijkheid voor een efficiënt overleg kunt delen als team.
In het groepshoofdenoverleg staat ook het welbevinden van de kinderen als belangrijk punt op de agenda: zien wij trends en ontwikkelingen vanuit de groepsoverleggen waar wij als organisatie of als groepshoofden iets mee moeten? Ook kunnen zij hun ervaringen delen: hoe pak jij het groepsoverleg aan?
 
De managers bespreken in het MT hun bevindingen, trends en ontwikkelingen rond het pedagogisch handelen en mogelijke zaken die organisatiebreed opgepakt moeten worden. Naast ook de andere zaken die aan de orde komen, ik schets hier slechts de pedagogische lijn. Maar dat is wel de core-business van de organisatie!
Ze zijn er nog niet, het model vraagt nog enige uitwerking en natuurlijk zullen ook de groepshoofden en pedagogisch medewerkers betrokken worden. Door alle gedrevenheid en kracht ben ik er wel zeker van dat zij binnen een jaar zo werken en leren met elkaar!
 
Het was leuk om te zien hoe de vraag naar de relatie tussen de vaste agendapunten en hun grootste passie, namelijk onderscheidend willen zijn rond het welbevinden van de kinderen, leidde tot een stroom van haalbare ideeën. Het leverde zelfs per groepsoverleg een half uur minder vergadertijd per zes weken op. En iedereen kreeg het gevoel dat dit de ontbrekende schakel was waar ze naar gezocht hadden.
Ik leerde er weer van hoe belangrijk het is om aan te haken bij de zaken waar het echt om gaat. En van daaruit te ontwikkelen en te bouwen.