Hier sta ik, ….., en ik ben opleidingscoach! Hoe je van een selectieproces een leerproces maakt….

Binnen Marente is de functie van praktijkopleider opgeheven en daar komt de functie van opleidingscoach voor in de plaats. Een nieuwe functie die als doel heeft het (team)leren op de werkplek te bevorderen; leerlingen en zittende medewerkers.  Uitgangspunt is: integreren van leren en werken.  In dit blog geef ik, samen met de adviseur leren en ontwikkelen, weer hoe we vanuit deze visie invulling hebben gegeven aan het omslag- en selectietraject voor en met de zittende 8 praktijkopleiders.
 
Wat hebben we gedaan en geleerd?!
1. Creëren van urgentie
Alle praktijkopleiders hebben in december 2014 gesolliciteerd op deze nieuwe functie. Hieraan ging een jaar van voorbereiding vooraf waarin we samen met de praktijkopleiders en de interne “klanten” (zorgmanagers) in diverse ontwerpsessies inhoud gaven aan de nieuwe functie.  
In de selectiecommissie zaten, naast de leidinggevende, twee zorgmanagers als toekomstige klant en de adviseur opleiden en ontwikkelen. Van de 8 praktijkopleiders werden er slechts 3 aangenomen; de overigen konden niet aantonen dat zij de omslag naar opleidingscoach gemaakt hadden en de functie doorgrondden.
Chaos, paniek, emoties en schrik bij alle betrokkenen. Dit was toch een onverwachte uitkomst. Hoe kon het dat het werken aan de nieuwe functie onvoldoende uit de verf kwam? Hadden de praktijkopleiders het selectieproces onderschat? We besloten tot een bypass: alle praktijkopleiders kregen de mogelijkheid om tot juni 2015 met elkaar een “Leerlijn opleidingscoach” vorm te geven. Met als trekker de interne adviseur opleiden en ontwikkelen en met inzet van mij als externe inhoudelijk ondersteuner.
 
2. Uit de comfortzone halen
Om de praktijkopleiders uit hun comfortzone te halen werd iedereen overgeplaatst naar een voor hen nieuwe locatie. Deze overplaatsing baseerden we op de aanwezige kwaliteiten van de opleidingscoaches: op welke locatie zouden die kwaliteiten het beste tot hun recht komen. Doel was om uit oude patronen te kunnen stappen en echt een nieuwe start als beginnend opleidingscoach  te maken.
Ook de aansturing van de opleidingscoaches veranderde: hun leidinggevende, de manager P&O, ging veel meer op afstand staan dan zij gewend waren. Er kwamen minder overlegmomenten en er werd van ieder individueel meer eigen initiatief, zelfstandigheid en ondernemerschap gevraagd.
Daarnaast lagen er een aantal belangrijke klussen en werden zij op basis van expertise gevraagd om in groepjes aan vooraf bepaalde resultaten te werken: BPV-organisatie, blended leren, de rol van de werkbegeleider, werkplekleren, ontwikkelen leerlijnen voor het werken met de specifieke doelgroepen binnen Marente.
Deze stap heeft heel positief uitgepakt; sommige praktijkopleiders zaten al 20 jaar op dezelfde locatie en waren daar min of meer vastgeroest geraakt. De nieuwe werkplek en de grotere regelruimte heeft hen allemaal weer in beweging en leerstand gebracht en we hebben opleidingscoaches echt zien veranderen.  Een aantal opleidingcoaches liet in het werk kwaliteiten zien die zij voorheen onbenut lieten.
 
 3. Blended leren en delen van kennis en ervaringen
In een viertal masterclasses werd gewerkt aan vragen als: hoe introduceer ik mij in mijn nieuwe rol, hoe geven wij invulling aan onze nieuwe rol en hoe ondersteun ik medewerkers om van en in het werk samen te leren? De opleidingscoaches gaven zelf aan wat de thema’s voor een masterclass moesten zijn en probeerden zelf ook zoveel mogelijk zelf invulling te geven aan de bijeenkomsten. Het werk en hun casuïstiek stond steeds centraal.
Daarnaast hebben we een online platform ingericht (SLACK) en iedereen ondersteund in het aanmelden en plaatsen van reacties op dit platform. Geen email meer gebruiken, maar via de diverse “threads” vragen stellen, elkaar feedback geven, kennis en ervaringen delen.  De werkoverleggen werden gehalveerd en richtten zich meer op de organisatorische zaken; de verdieping en het kennis delen vond echt plaats in het platform en de masterclasses.
Online kennis en ervaringen delen was nieuw voor de hele groep. Dat betekende in aanvang veel vragen stellen door de adviseur opleiden en ontwikkelen en mij; de kunst werd om verder te komen dan vertellen wat er gedaan was en hen te verleiden om echt vragen te stellen aan elkaar. Door consequent het platform te gebruiken kreeg het langzamerhand de gewenste functie. We zijn er nog niet, maar het voorziet nu wel in een behoefte.
 
4. Organiseren van feedback met de klanten
Halverwege het traject hebben we “ronde tafelgesprekken”  georganiseerd. Elke opleidingscoach werd uitgenodigd om met haar manager in gesprek te gaan met de adviseur opleiden en ontwikkelen. Ik faciliteerde de gesprekken. In deze gesprekken ging het echt over de rol en toegevoegde waarde van de opleidingscoaches  voelden de managers zich ondersteund door de opleidingscoach? Waar werden zij blij van, wat zagen zij als ontwikkelpunten? Ook de samenwerking kwam uitgebreid aan de orde: wat was er nodig vanuit de managers om de opleidingscoaches  in hun rol te positioneren?  Collega’s mochten aanwezig zijn voor morele ondersteuning en meeschrijven met de feedback.
Deze gesprekken waren cruciaal in het proces: de opleidingscoaches moesten in een aantal gevallen echt nog “aan de bak”. Duidelijk werd dat de leerlijn geen garantie was dat iedereen aangenomen zou worden. In een veilige sfeer kon het echt gaan over samenwerking en ontwikkelpunten. Bijkomend voordeel van deze gesprekken was dat de zorgmanagers meer inzicht kregen in de functie en waarde van de opleidingscoaches.
 
5. Afrondende selectiegesprekken: leercoaches in de regie
Half juni 2015 was het dan zover: de selectiecommissie van het eerste uur kwam weer bijeen voor de selectiegesprekken. Aan de leercoaches was gevraagd om een pitch te verzorgen van max 10 minuten waarin zij zichzelf als leercoach neer konden zetten:
* Hoe heb ik mijzelf het afgelopen half jaar als leercoach ontwikkeld?
* Wat kan ik daarvan concreet laten zien?
* Hoe zie ik mijn verdere ontwikkeling voor me?
Ook de 3 al aangenomen collega’s werd gevraagd zichzelf zo te pitchen, om ook hen te laten reflecteren op hun ontwikkelpad. De pitches bleken een belangrijke functie te hebben gehad: de zelfreflectie bracht de opleidingscoaches bij wat hun focus was geweest.
Het waren bij tijd en wijle verrassende en ontroerende gesprekken; 7 opleidingscoaches die in alle openheid hun worstelingen en successen deelden en aangaven waar hun verdere ontwikkelpunten zaten. En die stuk voor stuk ook trots waren op de geboekte successen.
 
Het was een leerzaam en spannend proces, waarin we vaak samen gereflecteerd hebben op de voortgang en de resultaten. Spannend was het vanwege het belang van veiligheid om te experimenteren, te leren en te delen en weten dat er een selectieproces als uitkomst aan het traject hangt. De bovenstaande punten waren belangrijk deel van het succes, daarnaast ook de motivatie en inzet van de opleidingscoaches om er samen voor te gaan. We zijn er nog niet, er is nog veel te leren maar de trend is gezet!
 
Geschreven met Lenny Vleugel, adviseur opleiden en ontwikkelen bij Marente

Reacties

Via de mail bereikte mij de vraag om ook meer methodisch te reflecteren op bovenstaand traject. Wat maakte dat de opleidingscoaches nu wel het hart van het nieuwe profiel raakten? Ik denk dat onze benadering daar veel aan heeft bijgedragen: de leercoaches werden allen door ons steeds in de nieuwe rol gezet en op hun nieuwe rol bevraagd. Bij alles wat zij deden of wilden ondernemen vroegen wij: hoe draagt deze activiteit bij aan het neerzetten van de rol van opleidingscoach? Wat is jouw rol en bijdrage in dit traject? Door hen vanuit het hart van het nieuwe profiel te bevragen en te ondersteunen, lukte het hen om die kern te pakken. Zo werd het niet praten over de nieuwe rol, maar al werkend en lerend die nieuwe rol neerzetten. 
 

Reactie toevoegen

Plain text

  • Geen HTML toegestaan.
  • E-mail- en internetadressen worden automatisch aanklikbaar.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.